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Desafios da era digital

Publicado por andremcdg@gmail.com - Monday, 28 September 2015

Arquivo Geral da USP tem a missão de orientar os departamentos da Universidade sobre a forma correta de preservar documentos, que em plataformas on-line exigem cuidados especiais

THIAGO CASTRO

No dia 1º deste mês, ocorreu o 1º Encontro de Gestão Documental da USP, no Auditório Ariosto Mila da Faculdade de Arquitetura e Urbanismo (FAU) da USP. O evento discutiu diversos temas ligados à gestão documental, desde a importância do Arquivo Geral (AG) da USP até a lei de acesso e os desafios de preservação na plataforma on-line. Uma questão ainda difícil de ser resolvida, o AG quer criar a consciência da importância da preservação e da autenticidade dos documentos em meio digital.

O Arquivo Geral é relativamente novo na Universidade. Foi criado em 2005, mas o organograma só foi instalado em 2013. O objetivo era criar um sistema de arquivos para a USP como um todo, além da necessidade de se ter um local físico para a guarda permanente dos documentos. Ele tem como responsabilidades estabelecer regras de procedimento e orientar todos os departamentos da Universidade sobre como proceder com seus documentos, além de receber fisicamente os papéis das unidades que não têm espaço para a guarda permanente em seus prédios. “O recebimento de documentos aqui não é obrigatório”, comenta Bárbara Júlia Menezello Leitão, chefe técnica de Divisão do Arquivo Geral. “A criação deste espaço é para que os arquivos permanentes possam ser alocados com segurança e segundo procedimentos adequados. Porém, cabe às unidades seguir as regras elaboradas aqui.”

O arquivo tradicional: na modernidade, o desafio é a preservação de arquivos digitais. Arte de Moisés Dorado sobre a foto de Marcos Santos

O Arquivo Geral também regula a documentação digital, uma questão ainda polêmica e difícil de ser resolvida. Não importa o suporte em que eles se encontrem: seja na nuvem, seja em papel, os arquivos devem passar por um processo de gestão. “O grande desafio, não só para a USP, mas para o mundo todo, é que não se tem hoje uma forma segura para preservar um documento digital por cem anos, por exemplo”, comenta Lilian Miranda Bezerra, supervisora técnica de serviço do Arquivo Geral. “É só fazer uma retrospectiva: antes tínhamos disquetes, e hoje, como se lê isso? Como foi guardado? É possível abrir sem corromper?”

É importante ressaltar que a documentação digital pode muito bem conviver com a de papel. “O trabalho que estamos fazendo na Universidade, devagar, é uma tomada de consciência de que a plataforma digital não é um problema, mas precisamos pensar como faremos no futuro”, ressalta Lilian.

Em papel ou digital, o sistema se baseia em três pilares que norteiam os cuidados com os documentos: o plano de classificação, o glossário de tipos documentais e, sobretudo, a tabela de temporalidade, que analisa as atividades da Universidade, quais documentos elas geram e, desses, o que deve ser guardado ou eliminado. Os documentos que não perdem valor, ou seja, que são representativos para a memória da Universidade ou que não perdem valor de prova, são chamados de “guarda permanente”. Desde novembro de 2014, eles podem ser recolhidos pelo Arquivo Geral.

Para serem recolhidos, é importante ter certeza de sua autenticidade. Quando se trabalha com o papel, há uma série de características que garantem que ele é original, como assinatura e numerações. Já no digital, as dificuldades são maiores. Um exemplo é o Sistema Júpiter, plataforma de gerenciamento digital dos cursos de graduação da USP. Se um aluno entra com um requerimento de alteração de nota, a secretária, com uma senha, pode fazer a modificação e apagar a informação anterior. Não há registros do que foi feito. Dessa forma, é um documento que não garante sua autenticidade e, portanto, não tem valor arquivístico. “Nada impede que esta se torne uma ação futura da Universidade, inserindo esses requisitos em todos os sistemas corporativos”, comenta Lilian.

Júlia Leitão, do Arquivo Geral: “Não há forma segura de preservar um documento digital por cem anos”. Foto: Tânia Oliveira

Neste segundo semestre de 2015, o Arquivo Geral pretende reforçar seus trabalhos através da inauguração de um novo site, em que a comunidade poderá consultar os documentos das regras citadas. ”Também temos como meta abrir um espaço que não seja necessariamente para palestras do arquivo universitário, mas trazer palestrantes que tenham algum contato com documentos, como historiadores, especialistas em literatura ou outros que tenham contato com documentos e possam trazer novas visões”, comenta Bárbara.

Difusão – Um exemplo de ação de difusão do Arquivo Geral foi o Encontro de Gestão Documental da USP, realizado no dia 2. O público-alvo não foram apenas os funcionários dos setores de Protocolo, Expediente e Arquivo que lidam diretamente com documentos, mas também assistentes e secretários. A proposta foi mostrar a importância da gestão documental, falando sobre os arquivos, sua preservação e conservação.

Outra novidade é a criação de um curso de treinamento sobre a conservação de documentos, que ensinará técnicas de preservação, como tirar grampos e a manutenção da limpeza para evitar pragas, entre outros aspectos do trabalho com arquivos. O curso será destinado à comunidade USP, inicialmente para os setores de Protocolo, Expediente e Arquivo. Dependendo da demanda, poderá ser aberto para um público maior.